Mô tả công việc

Sắp xếp các cuộc hẹn/cuộc họp cho Quản lý theo yêu cầu và tham dự, ghi biên bản cuộc họp.

Hỗ trợ Quản lý thiết lập và soạn thảo các quy trình quản lý và các mẫu văn bản chuẩn.

Soạn thảo; chuyển các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn theo yêu cầu Quản lý.

Tổng hợp báo cáo từ các của các Bộ phận, lập báo cáo họat động tuần trình quản lý.

Thay mặt cho Quản lý, phân công nhiệm vụ cho toàn bộ nhân viên và giám sát đảm bảo các công việc này được hoàn thành đúng cách.

Đại diện Quản lý khi Quản lý vắng mặt để đảm bảo hoạt động của các bộ phận được duy trì tốt.

Cùng với Quản lý, làm việc với các nhà cung cấp/các nhà thầu và tham gia vào quá trình đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng.

Giải quyết các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại các thư từ, điện thoại, fax, tài liệu v.v...đi và đến.

Đại diện cho Quản lý, liên hệ với Khách thuê/ Cư dân và hồi đáp, giải quyết những yêu cầu, thắc mắc của họ.

Giám sát chung các công việc hàng ngày của Tòa nhà/ dự án và báo cáo kịp thời cho Quản lý các sự cố, sự việc có thể ảnh hưởng đến tòa nhà/ dự án.

Lưu trữ tài liệu, quy định Ban Quản lý một cách khoa học.

Trách nhiệm và yêu cầu công việc

• Nữ 24-30 tuổi từ 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từng làm trong ngành quản lý vận hành tòa nhà
• Kỹ năng tin học tốt
• Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng chăm sóc Khách hàng tốt
• Năng động, sáng tạo, cẩn thận
• Kỹ năng giải quyết tình huống- có thể nhận biết sự cố, vấn đề và nhanh chóng đưa ra giải pháp.
• Sử dụng tốt tiếng Anh là lợi thế

Yêu cầu công việc

• Nữ, tuổi từ 24-30
• 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Kỹ năng tin học văn phòng tốt
• Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng
• Năng động, sáng tạo, cẩn thận
• Kỹ năng giải quyết tình huống
• Tiếng Anh là lợi thế