Mô tả công việc

• Sắp xếp các cuộc hẹn/cuộc họp cho Quản lý theo yêu cầu và tham dự, ghi biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ Quản lý thiết lập và soạn thảo các quy trình quản lý và các mẫu văn bản chuẩn.
• Soạn thảo; chuyển các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn theo yêu cầu Quản lý.
• Tổng hợp báo cáo từ các của các Bộ phận, lập báo cáo họat động tuần trình quản lý.
• Thay mặt cho Quản lý, phân công nhiệm vụ cho toàn bộ nhân viên và giám sát đảm bảo các công việc này được hoàn thành đúng cách.
• Đại diện Quản lý khi Quản lý vắng mặt để đảm bảo hoạt động của các bộ phận được duy trì tốt.
• Cùng với Quản lý, làm việc với các nhà cung cấp/các nhà thầu và tham gia vào quá trình đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng.
• Giải quyết các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại các thư từ, điện thoại, fax, tài liệu v.v...đi và đến.
• Đại diện cho Quản lý, liên hệ với Khách thuê/ Cư dân và hồi đáp, giải quyết những yêu cầu, thắc mắc của họ.
• Giám sát chung các công việc hàng ngày của Tòa nhà/ dự án và báo cáo kịp thời cho Quản lý các sự cố, sự việc có thể ảnh hưởng đến tòa nhà/ dự án.
• Lưu trữ tài liệu, quy định Ban Quản lý một cách khoa học.

Trách nhiệm và yêu cầu công việc

• Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từng làm trong ngành quản lý vận hành tòa nhà.
• Kỹ năng tin học tốt.
• Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng chăm sóc Khách hàng tốt.
• Năng động, sáng tạo, cẩn thận.
• Kỹ năng giải quyết tình huống - có thể nhận biết sự cố, vấn đề và nhanh chóng đưa ra giải pháp.
• Sử dụng tốt tiếng Anh là lợi thế.

Yêu cầu công việc

• Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Kỹ năng tin học tốt.
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Năng động, sáng tạo, cẩn thận.
• Kỹ năng giải quyết tình huống.
• Tiếng Anh là lợi thế.